こんにちは！ Hodaです。
先日、スペインの弁護士からの委任状に署名＆アポスティーユ認証をするために 「名古屋駅前公証役場」に行ってきました。情報が少ない中での利用だったので個人的な備忘録も兼ねてこちらに整理したいと思います。
まずは予約を取る
公証役場はアポなしで行くことはできません。内容によってはできるかもしれませんが、今回僕の場合は 海外の文章の「私署証書認証」というカテゴリーでした。幸い、 名古屋駅前公証役場ではわかりやすい公式サイトがあり、そこに必要な手続きや持ち物が記載されていました。
僕の場合、急ぎでもあったのでとりあえず電話をして確認をしました。
電話をして、要件やなぜ必要かを伝えると、スタッフの方がとても良く対応をしてくれました。しっかりと状況をヒアリングしていただき、どこの国にどんな書類の署名が必要かどうかやアポスティーユ認証の必要性、ご希望の予約日などを確認することができました。
次にメールを送る
今回はスペインの弁護士からの委任状に署名＆アポスティーユ認証することが目的でした。すでに弁護士からの委任状（スペイン語） があったので、それらの書類をメールで 公証役場に送りました。
- 委任状原本
- 委任状に日本語訳を付けたもの
- 認証依頼書（HPからダウンロード可能）
これらを電話のスタッフの方が確認してくれました。そして、折り返し電話をいただき、最短での日程を確保してくれましｔ。
ＨＰの情報では 依頼日から二週間後くらいという情報でしたが、空いている時間枠を見つけてくれて、依頼日から4日後くらいに行けることになりました。
ワンストップサービス
公証役場に問い合わせて初めて知りましたが、愛知県の公証役場では署名したタイミングで即日でアポスティーユ認証もできるサービスがあることを教えていただきました。
メモ
愛知県の一部の公証役場では、いわゆる「ワンストップサービス」を実施しており、署名の認証とアポスティーユ取得までを同日に完結できる仕組みがあります。通常は公証役場で認証を受けた後、外務省（または郵送）で別途手続きを行う必要がありますが、このサービスでは公証人が外務省との連携窓口となり、利用者が移動や追加手続きをせずにアポスティーユ付きの書類を受け取れる点が特徴です。対象は私署証書認証などに限られ、事前予約や提出様式の指定、当日対応時間の制限がある場合があります。また全ての公証役場で提供されているわけではないため、利用前に実施有無や必要書類、手数料を確認することが重要です。
僕も経験がありますが、自分でアポスティーユ認証をする場合、一度書類をレターパックで外務省に送って、返信を待つ必要があります。これには約1週間かかります。 今回はとにかく急いでいたので、即日 アポスティーユ認証済の書類までゲットできるのはとても助かりました。
ちなみに、今回は 書類1枚(夫婦で連名署名) でアポスティーユ認証付きで 10,000円 でした。 質問したら、アポスティーユ認証なしでもありでも値段は変わらないとのことでした。
当日の流れ・持ち物
予約の日になり、朝一番で公証役場に行きました。当日の持ち物は以下の通りです
- パスポート
- 免許証（本人確認用）
- 自分で印刷した委任状
- 10,000円 (クレジットカードが使えました)
以下は持っていきましたが利用しませんでした。
- 委任状のバイリンガル版（すでにメールで見せたので）
- 認証依頼書（すでにメールで見せたので）
名古屋駅前公証役場 はGoogleマップで見てもよくわからない建物でしたが、住所は以下の通りでした
住所： 〒450-0003 愛知県名古屋市中村区名駅南１丁目１７−２９ 広小路ＥＳビル （7階）
建物は大通りに面している広小路ＥＳビルという建物です。大通りに出ると以下のような看板があります。
入口は以下のようになっています。
しっかりと看板があります。そしたら中のエレベーターで7階に行きます。
役場での流れ
時間通りに行ったら、受付に名前を言うとスタッフの方が対応してくれます。印刷した委任状を持っていき、免許証を見せて本人確認をします。
委任状を渡すと書類を作成してくれるので数分待ちます。そして、公証人の方に呼ばれるので、受け付けで 夫婦で一緒に公証人の前で署名をしました。署名はパスポートと同じものをするために今回はパスポートを持っていきました。
書類にはすでにアポスティーユと公証人の証明がついているので、そのまま持ち帰ることができます。
最後に、クレジットカードで 10,000円 をピッタリ支払い、終了しました。思ったよりもスムーズに完了しました。
