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【フリーランス初心者向け】案件を受注する際に必ず気をつけるべきことリスト

みなさん、こんにちは!!

今回は僕がフリーランスとしてお仕事や案件を引き受ける時に気をつけていることをまとめたいと思います。僕自身、WEBデザイナー、海外ツール導入支援、動画制作、IT翻訳などを行っており、多くのクライアント様とお仕事をさせていただいております。そんな中で、実際の経験を元に「これは気を付けるべきこと」や「これをすると良い」などのことについてまとめたいと思います。

①しっかりとヒアリングをする

僕は仕事はすべてオンラインで受けていますが、クライアントさんとは必ず1時間でもいいのでZoomミーティングを行います。ここで実際に実現したいことや、欲しい機能や、僕の力では難しいことをしっかりと伝えます。また、納期や予算に関してもこのタイミングでヒアリングを行います。予算に関しては、メッセージで聞くといやらしく聞こえることもあるので、会話の流れでさらっと聞くことが多いです。

最近ではSlackやチャットワークなどのビジネスチャットツールが充実しているので、テキスト上でやりとりをするのも難しくないですが、実際にどんな相手の仕事を引き受けるのかしっかりと話す必要がありますし、相手もどんな人に仕事を任せるのか知っておいてもらった方がいいと思います。

実際のミーティングでは僕は以下の点に注意して行います。

Zoomミーティング時に必ず行うこと

  • クライアントはどんな人かを見極める
  • 相手の作成希望を理解する
  • 不明な点は質問してクリアにする
  • スキル的に、仕様的にできないことはしっかり伝える
  • 納期・予算を確認する
  • 制作において注意事項があれば必ず伝える

②無理なら断る

直接ヒアリングした結果、少しでも不安やモヤモヤを感じたら僕はその案件を断ります

仮に、スキルや納期的に可能な仕事だとしても、クライアントさんの雰囲気や直感で難しそうと思った仕事は断るべきです。中にはモンスタークライアントというクライアントも存在するので、その方を対応して精神をすり減らすよりかは、別のクライアントさんのために時間を使った方が効率的です。(このあたりの勘は経験するしかありませんが、、、)

これは個人的な感覚ですが、ミーティングをしてみて実際に以下のようなクライアントさんは僕はすべて断っています。

  • 傲慢な感じがする
  • 相手が偉いみたいになっている
  • 話がかみ合わない
  • 相手が一方的に話す
  • 行っているビジネスが違法(悪徳)っぽい

その他、直接話してみて「これは請けるべきではない」と感じる場合は、普通に断ります。もちろん、お断りをする場合は丁寧にお断りの文章を送ることが大切です。

フリーランスをしている方は知っているかも知れませんが、モンスタークライアントを避けるためにもこのあたりの判断は重要です。

モンスタークライアントとは?

モンスタークライアントとは、簡単に言うと「面倒くさいクライアント」です。 具体的には①マウントを取ってくる ②傲慢 ③自己中心的 ④作業内容以外のことも頼んでくる ⑤フリーランスを便利屋だと思っている などのクライアントになります。 フリーランスとしては、このようなクライアントを避けることで精神的にも楽に仕事をすることができるので、モンスタークライアントに遭遇する前にしっかりと案件を断るスキル・モンスタークライアントを見分けるスキルが要求されます。

③サイト概要図を作成する

これを作成するようにしてから、かなりスムーズにプロジェクトを進めることができるようになりました。また、クライアントさんからも「ここまでわかりやすく説明してくれる方は初めてです」とお褒めの言葉をいただくことも多いです。

僕の場合は、WEBサイトを制作したいするのですが、実際にどのページからどのページに遷移するのかなどを図にして見える化することを心掛けています。すべては齟齬を生まないためです。

以下のGitmindという無料ツールを使うことで、簡単にフロー図を作成することができます。

 

④制作仕様書を作成する

これはとても大事です。

僕はどんな仕事を請ける時も、自分がどの作業をするかを表に明記します。これをGoogleシートで作成して、PDFにして相手に送って確認してもらいます。

これを作成せずに仕事をしていた時は、「あとこれもできますか。」「このページも作成することになっていますよね?」みたいな曖昧なやりとりが発生して、自分の作業を増やすことになっていました。

しかし、以下のような作業項目表を作成するようにしてから、そのようなことはなくなり、表に書いてあることだけ行って、それ以外の作業が発生したら追加お見積りで対応という仕組みが簡単になりました。

最初は作るのが大変かもしれませんが、慣れてくると過去のクライアントで利用したテンプレートが使用できるので、そこまで難しくありません。

僕はこの作業仕様書に作業項目、用意いただく素材、注意点などすべてまとめて書いておきます。特に制作における注意点は、書けるだけ書いておきます。

これを後から業務委託契約書と共にクラウドサインで送るので、締結できた時点でクライアントはこれを読んで理解したということになります。トラブルを防ぐためにも、これは必須です。

 

⑤お見積書に期限をつける

これは当然だと思いますが、お見積り書に有効期限をつけるのは大事です。僕はフリーランスを始めてた時は、お見積書に特に期限をつけずに送付していたのですが、時々半年後とかに「この内容でお願いできますか?」という話が来たりします。

さすがにそんなに時間が経ってしまってはこちらの忙しさもありますし、プロジェクトの内容もほとんど忘れているので再度色々と確認する必要があります。

基本的に僕はお見積り書の有効期限は 10日間くらいにしています。納期が決まっていて、急ぎ案件の場合は当然ですが、もっと短くして5日くらいにしています。それ以上遅くからスタートすると、こちらも納期に間に合わせることができないので、そこは自分でしっかりとスケジュール管理をする必要があります。

⑥今後の流れを伝える

これはメール上に簡単に記載するのでいいと思いますが、今後の流れを相手に伝えておくと安心してくれます。

例えば僕は以下のように記載しています。

<<今後流れ >>

お見積書、 制作仕様書 、 サイト構成イメージ のご確認

クラウドサインにて業務委託契約書・秘密保持契約を締結

ヒアリングシートにご記入(締結後に送付させていただきます)

&キックオフミーティング

各種設定や、ページの作成(随時進行状況をシェアさせていただき、ご確認 → 修正を行いながら制作します。)

動作確認、最終確認

納品

⑦業務委託契約書を交わす

これは必ず必要です。もちろん、フリーランスの方が自分で作るのは危険ですし、難しいと思うので弁護士や司法書士の方に作成してもらうのがいいと思います。僕は約15,000円でマルチに利用できるものを作成していただきましたので、どんな案件でもこれを使ってしっかりと契約を交わしています。

業務委託契約書を作成する際には、フリーランス側にデメリットが出ないようにできる限りこちらに有利にしておくことをオススメします。僕のお願いした司法書士の方は、こちらの要望に応じて色々と項目を追加してカスタマイズしてくれましたので助かりました。

逆に、クライアントの方から業務委託契約書の締結をお願いしてくる場合があります。これは内容にもよりますが、僕はその場合はその仕事は引き受けません。クライアントが用意した業務委託契約書は、クライアント側に有利にできています。もし何かあった時に、フリーランス側に不利になるので、そういう案件は初めから受けないようにしています。(あくまでも僕のスタンスです。)

業務委託契約書を作成したら、僕はクラウドサインで電子締結を必ずします。業務委託契約書と共に、作業仕様書と全体フロー図をすべてまとめて相手に送ります。

しっかりと内容を確認してもらって、締結してもらったら正式にプロジェクトをスタートすることができます。

ここまでのやり取りはすべて「Eメール」で行うことをオススメします。チャットワークやSlackの方が便利ですが、もしトラブルになった時にしっかりと証拠が残るはEメールになります。チャットワークやSlackは送信したメッセージを削除したり編集ができるので、契約に関係する部分などは履歴が残るメールで行うことをオススメします。 正式にプロジェクトが始まった後はビジネスチャットツールを利用するのでも良いかと思います。

⑧プロジェクトシートを作成する

プロジェクトシートとは案件のタスクを細かくまとめたシートです。プロジェクト完了にどのようなタスクが必要なのかわかりますし、各タスクの期限も決めることでプロジェクトを予定通りに進めることができます。

最初は作成するのに時間がかかりますが、これは後から役に立ちますし、自分にとってもクライアントにとっても便利なので作成しましょう。僕はAirtableを利用して作成をしています。Googleシートとは違って、画像ファイルをアップロードすることができたりするのでかなり便利です。

経験を積んで色々なパターンのプロジェクトシートを作成しておくと、似たようなプロジェクトは複製して少し修正するだけで良くなります。

僕自身は以下のように自分のよく行うパターンのプロジェクトシートのテンプレートを作成してあるので、今ではすぐに作成できます。

  • WordPressでサイトを作成する時のプロジェクトシート
  • KAJABIでサイトを作成する時のプロジェクトシート
  • Shopifyでサイトを作成する時のプロジェクトシート
  • セールスファネルを作成する時のプロジェクトシート

締結後に、このシートを元にキックオフミーティングを行います。そして、各タスクのスケジュール感のすり合わせを行います。僕の場合は、クライアント様に素材を用意してもらうことが多いので、いつまでに用意してもらえるかを相手にも確認します。

これは相手が期限に遅れたために、プロジェクト全体が遅れることを防ぐためです。担当者とプロジェクトの期限を決めておいて、お互いに期限に合わせて進めることができるようにすることが大切です。

プロジェクトシートは各カテゴリー(ページ作成、デザイン作成、サーバー設定)などに分類しておき、今はどの担当者がボールを持っているかをわかるようにしておくことが必要です。こうすることで「このタスクって今どうなっている?」という不毛なやりとりを防ぐことができます。

⑨進捗確認のミーティングをする

当然、制作が始まれば随時進捗を確認しながら行います。間違っても、受注してすべて作成してからクライアントに見せるのはやめた方がいいです。

初心者のフリーランスにありがちですが、最後まで作成した後に、クライアントから「ここは違うよ」と指摘された時に修正する労力はかなりかかります。

僕は各タスクが完了することに、「作業メモ」ということでその日の作業内容や確認(ダブルチェック)してもらいたいことをまとめてクライアントに送ります。その時はCodaというツールを使っています。

また、WEB系の案件を受けていると、どうしてもテキストベースでは伝えることが難しかったりすることがあります。その様な時はCloudAppなどの画面録画ツールを利用して、画面録画で説明したものを送ります。

逆に、これが時短ですし、相手にも伝わりやすいので僕は画面録画を多用しています笑

WEB系の案件(サイト制作、アプリ作成、開発など)でテキストベースで説明する方が大変ですし、あまりにも非効率的だと思います。

進捗の確認はお互いにとって大事な作業になるので、僕は定期的に「進捗を確認したいのでミーティングできますか?」とお願いするようにしています。

なぜ今回のリストに注意する必要があるのか

上記のように、僕は色々なことに配慮しながら案件を獲得してプロジェクトを進めていきます。それには以下のような理由があります。

制作中のトラブルを防ぐため

恐らく、フリーランスの方は誰もが一度はトラブルに遭遇したことがあるかと思います。トラブルにも色々なものがありますが、一番多いのは「齟齬」だと思います。「あれ?これもお願いしていませんでしたか?」ということが起こることがあると思います。

中には当たり前のように「ここの作業もお願いします。」と言ってくる方もいます。(今はそういう方とは、そもそも仕事しませんが。)

現在は、仕様表と概要図を作成して「ここに記載していることしか行いません」ということを伝えて、電子サインも交わしているので、こちらは作業仕様書に書いてある内容だけ行うことができます。

もし追加の作業をお願いされた場合は、シンプルに「それはできません」もしくは「追加でお見積りになります。」と言うだけですのでトラブルになりません。

クライアントにクリアになってもらうため

当然ですが、相手も実際にどのような成果物になるのか不安だと思います。できるだけ相手にクリアになってもらい、イメージ通りのものを提供できるように、できる限り作業内容や仕様を詳しくまとめてあげる気遣いがあると良いです。

こうすることで、納品後の印象もよくなるので、長くお付き合いできるクライアントさんになる可能性が高くなります。

スケジュール通りに進めていくため

サイトの制作などを行っていると、今そのタスクをどちらが対応しているのかわからなくなる時があります。こちらはページ制作が完了して、クライアントのレビューを待っているつもりだったとしても、クライアント側はまだ作成中と思い込んでいて、結果として不毛な時間が過ぎます。

僕はダラダラ進めたくないので、この辺りのスケジュールやタスクの納期に関してはしっかりと見える化しています。

少しの伝達ミスやコミュニケーションミスで作業が1週間遅れることもあります。特に納期がタイトな場合は、これは致命的なので、しっかりとどのようなスケジュールでプロジェクトが進んでいるがわかるようにすることが大切です。相手の確認待ちが長引いたり、レビュー待ちの状態が長かったのに、納期が遅れたことがこちらのせいにならないためにも、ここのホウレンソウは大切です。

おかげさまで

必ず僕は、今回のポイントを抑えた上で案件を引き受けます。

色々なパターンを経験して、慣れてくるとプロジェクトシートや作業仕様表などはコピペですぐに作成できるようになるので今はすぐにドキュメントを用意できるようになっています。最初の方は確かに時間がかかりますが、少しずつ校正していくことによって、より質の高いドキュメントが作成できるようになり、結果的にクライアントさんがクリアになってくれるので今後の仕事にもつながることが多いです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。正直、僕は作業の効率化やクライアント目線のわかりやすさなどを突き詰めて上記のの方法を行っているので、ちょっとやりすぎと感じる方もいるかもしれません。

本当に初心者の方は、いきなりすべてを行う必要はありませんが、最低限「無理なら断る」「直接ミーティング」「業務委託契約書」の3つのポイントについては行うのが良いかと思います。

世の中には、色々な方が仕事を依頼してきます。一見は良い条件の仕事だったりするのですが、だからと言って何も確認せずに引き受けるのはやめましょう。自分を守るためにもしっかりと色々と確認した上で、かつ自分を守る保険をかけた上で引き受けるようにしましょう。

フリーランスですが、業務委託契約書は必要ですか?

必要です。これは、トラブルを防ぐために自分で用意するべきです。ネットで検索すれば安価でカスタムで作成してくれる司法書士さんはいるので、お願いすることをオススメします。

フリーランスとして仕事を引き受ける時に気を付けるポイントは?

最低限「無理なら断る」「直接ミーティング」「業務委託契約書」の3点は注意します。

モンスタークライアントとは?

モンスタークライアントとは、簡単に言うと「面倒くさいクライアント」です。 具体的には①マウントを取ってくる ②傲慢 ③自己中心的 ④作業内容以外のことも頼んでくる ⑤フリーランスを便利屋だと思っている などのクライアントになります。 フリーランスとしては、このようなクライアントを避けることで精神的にも楽に仕事をすることができるので、モンスタークライアントに遭遇する前にしっかりと案件を断るスキル・モンスタークライアントを見分けるスキルが要求されます。

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旅人ほだ

貴重なお時間をこのブログに割いていただきありがとうございます :) ITフリーランス・WordPressエキスパート・海外クラウドサービス導入・IT翻訳・動画制作などを行っています。最近はKAJABIがマイブーム。 英語/ポーランド語が話せます。
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